“構(gòu)建實驗室綜合管理體系
提升實驗室管理效率效益”
MANAGEMENT
SYSTEM
2020-5-21
優(yōu)化管理體系極為必要
管理體系是一個組織為了實現(xiàn)特定目標，建立內(nèi)部機構(gòu)及組織制度和管理制度的總稱。是在管理理論指導(dǎo)下，在總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)的基礎(chǔ)上，形成系統(tǒng)化規(guī)范化的管理工具和管理手段。
目前國內(nèi)外流行的各類管理體系，主要涉及質(zhì)量管理、環(huán)境管理、職業(yè)健康安全管理、測量管理、知識產(chǎn)權(quán)管理、資產(chǎn)管理、創(chuàng)新管理、業(yè)務(wù)連續(xù)性管理等，與管理體系相關(guān)的現(xiàn)行國家標準達90余項。實驗室為滿足相關(guān)法律、法規(guī)以及業(yè)務(wù)需要，需建立多個管理體系。但各體系單獨建立、獨立運行，存在管理體系繁瑣、資源浪費、互相扯皮的嚴重問題。比如開展質(zhì)量體系內(nèi)審和環(huán)境管理體系內(nèi)審，需要分別制定工作計劃，分別組織實施。開展管理體系評審也分別進行。通過建立綜合管理體系，可以使實驗室的每個人員明白自己應(yīng)該干什么、怎么干，充分發(fā)揮資源效能。
優(yōu)化管理體系的原則
Principle
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2.1
明確目標
實驗室管理者應(yīng)根據(jù)自身任務(wù)、使命以及能力特點，規(guī)劃愿景，明確業(yè)務(wù)范圍，明確實現(xiàn)的目標，明確需要的資質(zhì)。根據(jù)法律法規(guī)及業(yè)務(wù)資質(zhì)要求，明確需要建立的管理體系。如為社會提供公正數(shù)據(jù)的實驗室必須建立質(zhì)量管理體系，為石化企業(yè)進行檢驗檢測的實驗室必須建立職業(yè)健康安全管理體系，有些行業(yè)或單位還要求建立資產(chǎn)管理體系。綜合管理體系是將實驗室要實現(xiàn)的多個任務(wù)目標綜合化、一體化，以實驗室為整體，將所有資源和活動按照過程方法重新整合成一體的管理體系模式。
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2.2
完整規(guī)范
每種管理體系都具有自己的規(guī)范性文件，規(guī)定了管理需要的要素、流程及相互關(guān)系，如按照GB/T 19001-2016《質(zhì)量管理體系》要求建立質(zhì)量管理體系，按照GB/T 24001-2016《環(huán)境管理體系 要求及使用指南》建立環(huán)境管理體系。實驗室建立的綜合管理體系必須滿足每一個管理體系標準要求，覆蓋所有要素，內(nèi)容規(guī)范。應(yīng)覆蓋實驗室管理各個方面，做到“橫向到邊、縱向到底”，用一套制度支持全方位管理，既能滿足多個體系標準要求，又能促進各項管理職能有機融合。
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2.3
系統(tǒng)高效
建立綜合管理體系的目的是優(yōu)化管理要素和流程，充分發(fā)揮各類資源的效率和效益。綜合管理體系不是各體系文件的簡單相加，應(yīng)充分識別實驗室應(yīng)用的法律法規(guī)、技術(shù)性標準及其他要求，分析不同體系標準特定要素，確定所有管理過程和相互關(guān)系，通過整合、提煉、豐富擴展，形成以過程為基礎(chǔ)的整體性管理體系。
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2.4
簡便實用
實驗室內(nèi)部組織機構(gòu)應(yīng)精簡，職能明確，橫向關(guān)系規(guī)范。文件撰寫簡單干練，文字符合實驗室文化和行為習(xí)慣，不能晦澀難懂。各項工作程序應(yīng)當在實驗室日常流程的基礎(chǔ)上形成，便于學(xué)習(xí)宣貫，易于操作使用。例如檢驗檢測機構(gòu)認可，可按A類質(zhì)量管理體系要求建立質(zhì)量體系，簡單易行。
優(yōu)化管理體系方法步驟
Method steps
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3.1
組織策劃準備
實驗室領(lǐng)導(dǎo)層根據(jù)實驗室戰(zhàn)略愿景、任務(wù)使命，確定實驗室要建立的體系種類。選擇理論水平高、有實際工作經(jīng)驗的專家組成實驗室管理體系編寫小組。收集相關(guān)法規(guī)、標準有效版本文件，組織學(xué)習(xí)和研討?，F(xiàn)場勘查實驗室環(huán)境、工藝布局和工作流程，與實驗室工作人員交流。掌握實驗室各項工作內(nèi)容、主要影響因素、關(guān)鍵流程、相關(guān)風(fēng)險和應(yīng)對措施。
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3.2
構(gòu)建體系框架
依據(jù)GB/T 19001-2016《質(zhì)量管理體系》要求為基準，建立管理體系框架。編制實驗室管理手冊內(nèi)容，列出程序文件、管理制度、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄文件清單。
編制管理手冊。包括實驗室內(nèi)部組織機構(gòu)及各質(zhì)量管理分工，實驗室愿景、方針、目標，各質(zhì)量要素之間的關(guān)系描述，人員崗位職責及描述。
列出各類文件清單。如文件管理程序、管理評審程序、人員管理程序、設(shè)備管理程序等20余個管理程序。內(nèi)務(wù)管理制度、環(huán)境管理制度、原材料采購管理制度等管理制度。實驗室各實驗的具體作業(yè)文件，如金屬材料拉伸性能測試作業(yè)指導(dǎo)書、鍋爐水質(zhì)分析作業(yè)指導(dǎo)書。記錄表格，包括質(zhì)量管理記錄表格、技術(shù)記錄表格、行政管理工作記錄。
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3.3
梳理體系內(nèi)容
根據(jù)其他管理體系依據(jù)的法規(guī)、制度、標準，制定各管理體系的方針、目標，列出管理手冊主要要素及相互關(guān)系，列出各體系需要編寫的程序文件、管理制度、作業(yè)指導(dǎo)書及記錄表格目錄。如職業(yè)健康安全管理體系要求的危險源辨識程序、安全教育培訓(xùn)程序、記錄控制程序、環(huán)境保護程序等。
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3.4
體系構(gòu)建整合
體系文件整合。將其他各體系管理要素合并到質(zhì)量管理體系文件中，如，將安全管理體系的目標（無人員傷亡、無環(huán)境污染）追加在質(zhì)量管理體系目標中。又如，將職業(yè)健康安全的管理手冊的要素及關(guān)系說明與質(zhì)量體系文件合并，將安全管理體系的程序文件、管理制度、作業(yè)指導(dǎo)書納入質(zhì)量管理體系相應(yīng)文件框架。將內(nèi)容相同的要素、程序、管理制度合并優(yōu)化，如將質(zhì)量體系的《人員管理程序》與職業(yè)健康安全管理體系要求的《安全教育培訓(xùn)程序》合并為一個程序文件。組織編寫綜合管理體系初稿。
文件符合檢查。將每一個體系要求的要素對照綜合管理體系初稿，逐一校對并標注，確保每個要素的要求在體系文件中得到體現(xiàn)并符合。然后組織專家對體系初稿研究，提出意見和建議。編寫組再次修改，刪除無用、重復(fù)內(nèi)容，增加缺項內(nèi)容，進一步潤色文字。
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3.5
試行完善提高
綜合管理體系編寫完成后，經(jīng)過審核、批準、發(fā)布，向?qū)嶒炇胰w人員宣貫，開展試運行。經(jīng)過全體人員的參與和具體應(yīng)用，不斷補闕拾遺，逐步修改完善，持續(xù)改進提升。
綜合管理體系是實驗室完成任務(wù)使命，實現(xiàn)各項任務(wù)目標的制度體系，是各項工作的依據(jù)，是規(guī)范行為的準繩。必需做到全員參與，狠抓落實，真學(xué)真用，做到真正管用。不斷利用新理論新技術(shù)完善提升，確保實驗室安全、高質(zhì)、可持續(xù)發(fā)展。
作者 | WRITER
故事| STORY
